ニュースレターは事前準備が大切！
年間スケジュールを立てて作成しよう

新年1月を迎えると、多くの方は今年はどういう年にしようかといった目標を立てたり、今年の予定などスケジュール組みをされるかと思います。

実は、ニュースレターもこのスケジュールを立てる事前準備が非常に大切です。しっかりとニュースレターで効果を出したいとお考えなら、必ず事前準備をしっかりと立てましょう。

特に1月は今年1年のスケジュールや目標などを打ち出したりする事も多いかと思われますので、合わせてニュースレターも年間スケジュールを立ててみてはいかがでしょうか。

行き当たりばったりでは効果が上がらない

ニュースレターでよくある勘違い・思い違いの1つに、ネタが尽きる、次何を作ろうかで悩んで手が止まるというお声があります。

しかしながら、これは大きな間違いで、次の号をギリギリになって考えているからこそ起こることであり、事前準備とスケジュールをしっかりあらかじめ立てておけば、こういった行き当たりばったり制作というのはニュースレターの作成では起こりません。

そして、行き当たりばったりとなると、次何を書こうか、作ろうか…という思考回路になってしまっており、しっかり考えて作る事が難しくなるため、なかなか効果的なニュースレターに仕上げることも難しくなってしまいます。

効果を出すニュースレターは、事前準備が大切という事を覚えておきましょう。

年間スケジュールを立てて計画的に作成する

せっかくの1月ですから、とてもわかりやすい今年1年のある程度の見通しや予定を立てていきましょう。

ほとんどの業種において、春には春の、夏には夏の、秋には秋の、冬には冬の特徴がありおすすめがあり、注意点などが存在しているはずです。

例えば花粉症をイメージするとわかりやすいですが、花粉症シーズンがきてから、花粉症をどうしよう？と思っても、実はもう遅く、花粉が飛散する前から対策を立てておくことが必要です。

季節に合わせたメニューやおすすめは事前に準備

ニュースレターも同じように、春についてのお知らせを春になってからお知らせしても遅かったりしますし、同じように夏のメニューや夏のおすすめを、夏になってからお知らせしてもお客様は既に他で対策していたりするかもしれず、遅すぎるのです。

そして、事前準備やスケジュールを立てていないと、いざ夏のメニューやおすすめをニュースレターに載せようと思っても、素材がなかったり、載せるためのストーリーが存在しないことになります。

夏のために、例えば紫外線から身を守るための夏期限定メニューに向けて、既に勉強会を始めています！といったことを、事前に伝えておけば、お客様に夏前にお伝えして興味を持っていただくことができます。

そういった勉強会や研修会などをニュースレターに軽く載せておくと、来店されたお客様との会話へと繋げる事もでき、近い将来のお客様として来ていただく囲い込み的な事も可能になります。

年間スケジュールから逆算して準備する

年間スケジュールを立てると、どこのタイミングで何をニュースレターに載せてお客様にお届けするかというのがざっくりとでも見えてきます。

そうなると、そのニュースレターの年間スケジュールから、逆算してその準備についてを考えていきましょう。

新しい何かをするなら事前から仕込む

例えば、春に新しい機械を導入するといった事が決まっているなら、事前にどういう機械なのかをチラ見せしておいたり、事前モニターの募集であったりその体験記、スタッフの体験したコメントなどを少しずつ事前に載せておくことで、期待値を上げてお客様にもお伝えしていくことができます。

もっとしっかり考えて練る場合は、例えばその機械をなぜ導入しようと思ったのか、そういった”想い”的なコンテンツの導入も事前に入れておくことで、よりストーリーがしっかりしてきます。

スタッフの入れ替えも決まっていれば紹介する

どの事業でもスタッフの入社・入店、退社や退店というのはつきものです。
多くの場合、ある日突然、新しいスタッフが入っていたり、いつものスタッフさんが実は辞めていたりなど、店舗に行ってから気付く事が多いです。

もちろん紹介できる・できないというのはあるかもしれませんが、せっかく新しく入るスタッフがいるのであれば、事前にニュースレターで紹介しておくことで、来店されて本来は初めて会うお客様でもニュースレターで”対面”しているので、初対面な気がしないという効果も期待できますし、会話もしやすくなります。

自己紹介や得意なことや好きな物など、会話の引き出しに繋がりやすい紹介なども少しずつ入れておくことで、ニュースレターを読んでいるお客様は、接触回数が上がり、初めて会うのに知ってる人のように感じてもらうことができます。

他にも、産休や育休などでスタッフが1年や2年ぶりに戻ってくるというタイミングがあったりする場合、復帰のタイミングは決まっているはずなので、その復帰のタイミングの1～3ヶ月前頃から、そのスタッフの紹介をニュースレターで紹介しておくと、お客様はもちろん、スタッフ自身も戻った時のやりやすさが格段に変わります。

年間スケジュールは必ず全員で共有しておく

また、ここで大切なことは、こういったニュースレターの年間スケジュールというのは、店長や経営層だけではなく、スタッフ全員で共有しておくことが大切です。

ニュースレターは店長だけが考えて作るというよりかは、スタッフ皆で考えて一丸となっていくことが大切ですから、スタッフルームやお客様に見えないところの壁などに貼っておいたりして、全員でそのスケジュールを共有して理解しておくことも大切です。

スケジュールがあれば作成に困らない

このように、最初のタイミングで1年間のスケジュールを作っておくことで、よく多くの人が悩まれる「ニュースレターに何を書こう」という悩みが、そもそも起こりえないという事がわかります。

事前にスケジュールを立てておくことで、逆に、このタイミングでこれを配信するから、その準備のために○月にはあれを載せて、、、といった流れになり、逆に載せるものが多すぎて、削る方がしんどいといった事にすらなるほどです。

ど忘れ・うっかり忘れもなくなりやすい

また、年間スケジュール、事前準備をしっかりしておくことによって、あれっていつだっけ？といったような事も起こりにくくなります。

スタッフルームなどの壁などに貼っておくなど共有しておくことで、スタッフ全員がそれを認知して理解しますので、うっかり忘れや、それ知らなかった…ということの防止に繋がります。

スタッフの意識も高まり意見も出てきます

全員に共有するということで、スタッフは日々それを目にすることにもなります。最初の頃はニュースレターに関してあまり参加意識が低かったとしても、それによってお客様との会話に繋がったり販促に繋がったりする効果を目の当たりにすれば、意識も大きく変わってきます。

作ってくれてたものという意識から、こうすればよりお客様に喜んでもらえるかも？という参画意欲が湧いて来やすくなりますし、ニュースレターにこういうの載せるのはどうでしょう？といった意見なども出てきやすくなります。

まとめ

諺に「一年の計は元旦にあり」というものがあります。
この言葉にもあるように、ニュースレターもいきあたりばったりで作っては効果が薄く、しっかりと事前に準備をして計画を立てる事が大切です。

計画を立てれば、あとはそれに沿って作りながら、突発的な変更などに対応していくことで、よくある悩みの「ニュースレターに何を書こう？」という悩みが出なくなるどころか、書く事が多すぎてどうしよう…という悩みにすら変わります。

スケジュールをしっかり立てれば何をどのタイミングで用意するのか、どんな素材が必要かなども事前にわかり準備ができますし、計画を社内や店舗の全員で共有することで、皆がニュースレターに参加することになり、より意見が出てきて、より良いニュースレターへの改善にも繋がります。

1月だからと言わず、途中の月でも、ニュースレターを作ってお客様にお渡しする！となった際には、必ず計画・スケジュールを立ててやっていくように心がけましょう。